При внедрении системы документооборота на предприятии необходимо обратить особое внимание на типичные ошибки, которые допускаются во время этого процесса. Попытки экономии времени и средств в таких важных вопросах, как разработка четкого регламента работы, обучение сотрудников, применение пилотного проекта, может привести к отрицательному результату. Поэтому необходимо, опираясь на опыт других, не допустить повторения ошибок. Электронный документооборот все больше находит применение на предприятиях различной направленности.

Электронное согласование документов, электронная подпись, позволяющая защитить документ от изменений, являются необходимым инструментом управления в организации. В связи с этим СЭД набирают популярность, как одна из самых перспективных форм управления документами. По данным различных исследований, на сегодняшний день в России СЭД пользуются 60 миллионов пользователей, что в несколько раз превышает уровень начала 2000-х годов. Первоначально, одной из существенных ошибок при внедрении СЭД является плохая проработка вопросов функционирования документооборота.

Разработка технических условий требует особой проработки всех мелочей при внедрении СЭД. Если руководство не видит особой важности в четком распределении ролей и думает, что это не имеет большого значения, то тогда необходимо привлечь их внимание. Продемонстрировать все положительные моменты, все преимущества, которые они получат с внедрением документооборота. Необходимо уже на первых этапах приучать руководство к новой модели организации управления документами. Вторым важным моментом является возможность привлечения в процесс внедрения СЭД профессионалов, которые с этой системой знакомы давно. Использование сторонних организаций, занимающихся внедрением СЭД, во много раз облегчит и ускорит процесс внедрения документооборота на вашем предприятии.