На любом предприятии независимо от сферы его деятельности, в большом объеме накапливаются документы, которые имеют свои сроки хранения и по истечении этих сроков они должны быть уничтожены (утилизированы).

Проблема уничтожения документов чаще всего возникает на крупных предприятиях, где на протяжении года совершается большой документооборот, а значит, в архивах складируется огромное количество ненужных бумаг. Поэтому утилизация документов является необходимой и важной процедурой, которая должна решаться очень быстро и с высокой степенью безопасности для самой организации.Уничтожением бумажных носителей информации о деятельности предприятий занимаются специальные перерабатывающие компании, с которыми заключается договор на уничтожение документов. Такой вид услуг дает возможность предприятиям избавиться от большого количества ненужных бумаг, занимающих много места. Таким документам как накладные, счета, входящая и исходящая корреспонденция, бухгалтерские отчеты, типовая управленческая документация и другим бумажным носителям присущ свой срок хранения, регламентируемый законами.Процедура уничтожения документов производится разными способами – это может быть шредирование, когда специальные машины шредеры измельчают бумагу на очень мелкие кусочки, сжигание и т.д. Но процедура утилизации является не такой простой, как может показаться на первый взгляд, ведь под уничтожение подпадают и такие документы, которые являются носителями важной информации. И для того чтобы не возникало вопросов у соответствующих органов, когда было произведено уничтожение, необходимо пройти ряд процедур: сформировать документы, отдельно выделить документы подлежащие конфиденциальности и с истекшими сроками хранения, составить перечень и акт о выделении их к уничтожению.