После решения первой задачи — создания архива компании, возникает второй вопрос: где это все хранить? Основных варианта два: прямо у себя в офисе или отправить бумаги на внеофисное хранение. И все больше компаний выбирают второй вариант, потому что у него есть несколько преимуществ.

Экономия места

Первое и самое очевидное: отправляя документы в архивохранилище, вы освобождаете место в своем офисе. Как правило, для архива выделяют целый кабинет, который в случае «переезда» бумаг могут занять сотрудники или там, к примеру, можно сделать зону отдыха.

Отсутствие лишних забот

Делегируя архив профессионалам, вы одновременно делегируете им и целый список задач:

• поддержание порядка в документах;
• их защита от огня, воды, злоумышленников, грызунов, плесени и т.д.;
• регулярное пополнение хранилища.

Если же вы оставляете бумаги у себя в офисе, то эти задачи придется решать самостоятельно, а для некоторых из них помимо времени требуется еще и дорогое оборудование.

Защита информации

Профессиональные хранилища предлагают архивное хранение конфиденциальных документов в зашифрованном виде. Без специального кода никто не сможет найти нужную папку или короб, на них написаны только шифры, нет ни названия компании, ни типа документов, ни каких-либо других данных.

К тому же все хранилища оборудованы охранной сигнализацией.

Быстрый доступ к бумагам

Несмотря на то, что территориально архив при внеофисном хранении находится далеко, вы получаете такой же, а иногда и более быстрый доступ к бумагам, как и при размещении его в офисе.

Как такое возможно? Во-первых, сотрудники хранилища отлично ориентируются в нем и по запросу могут предоставить вам любой документ. Причем вы можете как прийти туда и поработать, так и заказать доставку оригинала к вам в компанию. Если же оригинал не нужен, то дело пойдет еще быстрее: нужные вам листы просто отправят вам по факсу.

Идеальные условия

Отправляя бумаги в хранилище, вы обеспечиваете им идеальные условия, которых практически нереально достичь в обычном офисе. Речь идет о температурно-влажностном и световом режиме. Эти условия поддерживаются специальными электронными системами и контролируются с помощью датчиков, а специальная мебель защищает содержимое от насекомых, животных и других видов биологического воздействия.

Недостатки внеофисного хранения

С преимуществами все более-менее понятно, но какие же недостатки у такой организации архивов?

По сути, минус один — это платная услуга, то есть вам придется тратить дополнительные деньги из бюджета компании. Но многие экономят как раз за счет сокращения площади. К примеру, если вы снимаете помещение для своей фирмы, то вы просто можете отказаться от аренды того кабинета, где размещался архив, а эти деньги перевести на оплату услуг хранилища. При разумном подходе можно даже выйти в ноль! А степень комфорта и вовсе оправдает все затраты.