Информационно экономический канал Омской области
Вторник, 29.07.2025, 11:19
Приветствую Вас Гость | RSS
Меню сайта
Автомобильное зеркало с регистратором

Статистика
Яндекс.Метрика Индекс цитирования

Статьи

Главная » Статьи » Публикации » Доходы и бизнес

Внеофисное хранение документов: плюсы и минусы

После решения первой задачи — создания архива компании, возникает второй вопрос: где это все хранить? Основных варианта два: прямо у себя в офисе или отправить бумаги на внеофисное хранение. И все больше компаний выбирают второй вариант, потому что у него есть несколько преимуществ.

Экономия места

Первое и самое очевидное: отправляя документы в архивохранилище, вы освобождаете место в своем офисе. Как правило, для архива выделяют целый кабинет, который в случае «переезда» бумаг могут занять сотрудники или там, к примеру, можно сделать зону отдыха.

Отсутствие лишних забот

Делегируя архив профессионалам, вы одновременно делегируете им и целый список задач:

  • поддержание порядка в документах;
  • их защита от огня, воды, злоумышленников, грызунов, плесени и т.д.;
  • регулярное пополнение хранилища.

Если же вы оставляете бумаги у себя в офисе, то эти задачи придется решать самостоятельно, а для некоторых из них помимо времени требуется еще и дорогое оборудование.

Защита информации

Профессиональные хранилища предлагают архивное хранение конфиденциальных документов в зашифрованном виде. Без специального кода никто не сможет найти нужную папку или короб, на них написаны только шифры, нет ни названия компании, ни типа документов, ни каких-либо других данных.

К тому же все хранилища оборудованы охранной сигнализацией.

Быстрый доступ к бумагам

Несмотря на то, что территориально архив при внеофисном хранении находится далеко, вы получаете такой же, а иногда и более быстрый доступ к бумагам, как и при размещении его в офисе.

Как такое возможно? Во-первых, сотрудники хранилища отлично ориентируются в нем и по запросу могут предоставить вам любой документ. Причем вы можете как прийти туда и поработать, так и заказать доставку оригинала к вам в компанию. Если же оригинал не нужен, то дело пойдет еще быстрее: нужные вам листы просто отправят вам по факсу.

Идеальные условия

Отправляя бумаги в хранилище, вы обеспечиваете им идеальные условия, которых практически нереально достичь в обычном офисе. Речь идет о температурно-влажностном и световом режиме. Эти условия поддерживаются специальными электронными системами и контролируются с помощью датчиков, а специальная мебель защищает содержимое от насекомых, животных и других видов биологического воздействия.

Недостатки внеофисного хранения

С преимуществами все более-менее понятно, но какие же недостатки у такой организации архивов?

По сути, минус один — это платная услуга, то есть вам придется тратить дополнительные деньги из бюджета компании. Но многие экономят как раз за счет сокращения площади. К примеру, если вы снимаете помещение для своей фирмы, то вы просто можете отказаться от аренды того кабинета, где размещался архив, а эти деньги перевести на оплату услуг хранилища. При разумном подходе можно даже выйти в ноль! А степень комфорта и вовсе оправдает все затраты.





Категория: Доходы и бизнес | Добавил: Администратор (07.06.2017)
Просмотров: 1364 | Теги: вопросы, документы, Офис, сотрудники, архива, Хранилища, архивы, недостатки, хранение, компании | Рейтинг: 5.0/1
Всего комментариев: 0
avatar

Читайте так же:

За выходные в Омске зарегистрировано 750 сообщений о преступлениях

В Омске покажут фильмы о войне 1812 года

Мураев не готов открыть свой бизнес

В Омске на «Марше миллионов» пошел снег и град

Омские оппозиционеры объяснили, почему голосовали за Назарова

Путин уволил Камерцеля

Аппаратное совещание мэрии прошло без Двораковского

Омская область не может разгрузить элеваторы от московского зерна

Зам гендиректора «Омскгражданпроекта» Александр Терещенко попал в аварию

На омских улицах будут транслировать Олимпийские игры

В Омске собираются бороться за права женщин

Омский «Полет» покажет макеты ракет в Китае

В Омске Безруков несколько раз посмотрел фильм про Колчака

Спикер омского Горсовета улетел во Владивосток

- У нас в последнее время вся область живет на слухах

Полежаев призвал омичей идти на выборы мэра

«Единая Россия» предлагает перенести выборы губернаторов на 2018 год

На День города в Омск приедут гости из Китая и Польши

Полежаева наградили золотой медалью

Омским селянам покажут «Бабий бунт»

 


фитнес-браслет Xiaomi Mi Band 5


Поиск
Вход на сайт