Информационно экономический канал Омской области
Четверг, 17.08.2017, 08:47
Приветствую Вас Гость | RSS
Меню сайта
Статистика
Индекс цитирования

Статьи

Главная » Статьи » Публикации » Доходы и бизнес

Внеофисное хранение документов: плюсы и минусы

После решения первой задачи — создания архива компании, возникает второй вопрос: где это все хранить? Основных варианта два: прямо у себя в офисе или отправить бумаги на внеофисное хранение. И все больше компаний выбирают второй вариант, потому что у него есть несколько преимуществ.

Экономия места

Первое и самое очевидное: отправляя документы в архивохранилище, вы освобождаете место в своем офисе. Как правило, для архива выделяют целый кабинет, который в случае «переезда» бумаг могут занять сотрудники или там, к примеру, можно сделать зону отдыха.

Отсутствие лишних забот

Делегируя архив профессионалам, вы одновременно делегируете им и целый список задач:

  • поддержание порядка в документах;
  • их защита от огня, воды, злоумышленников, грызунов, плесени и т.д.;
  • регулярное пополнение хранилища.

Если же вы оставляете бумаги у себя в офисе, то эти задачи придется решать самостоятельно, а для некоторых из них помимо времени требуется еще и дорогое оборудование.

Защита информации

Профессиональные хранилища предлагают архивное хранение конфиденциальных документов в зашифрованном виде. Без специального кода никто не сможет найти нужную папку или короб, на них написаны только шифры, нет ни названия компании, ни типа документов, ни каких-либо других данных.

К тому же все хранилища оборудованы охранной сигнализацией.

Быстрый доступ к бумагам

Несмотря на то, что территориально архив при внеофисном хранении находится далеко, вы получаете такой же, а иногда и более быстрый доступ к бумагам, как и при размещении его в офисе.

Как такое возможно? Во-первых, сотрудники хранилища отлично ориентируются в нем и по запросу могут предоставить вам любой документ. Причем вы можете как прийти туда и поработать, так и заказать доставку оригинала к вам в компанию. Если же оригинал не нужен, то дело пойдет еще быстрее: нужные вам листы просто отправят вам по факсу.

Идеальные условия

Отправляя бумаги в хранилище, вы обеспечиваете им идеальные условия, которых практически нереально достичь в обычном офисе. Речь идет о температурно-влажностном и световом режиме. Эти условия поддерживаются специальными электронными системами и контролируются с помощью датчиков, а специальная мебель защищает содержимое от насекомых, животных и других видов биологического воздействия.

Недостатки внеофисного хранения

С преимуществами все более-менее понятно, но какие же недостатки у такой организации архивов?

По сути, минус один — это платная услуга, то есть вам придется тратить дополнительные деньги из бюджета компании. Но многие экономят как раз за счет сокращения площади. К примеру, если вы снимаете помещение для своей фирмы, то вы просто можете отказаться от аренды того кабинета, где размещался архив, а эти деньги перевести на оплату услуг хранилища. При разумном подходе можно даже выйти в ноль! А степень комфорта и вовсе оправдает все затраты.





Категория: Доходы и бизнес | Добавил: Администратор (07.06.2017)
Просмотров: 47 | Теги: вопросы, документы, офис, сотрудники, архива, хранилища, архивы, недостатки, хранение, компании | Рейтинг: 5.0/1
Всего комментариев: 0
avatar

Читайте так же:

В Омске депутат незаконно валил лес

Омские пенсионеры впервые получат право на имущественный вычет

Двораковский начал ходить по понедельникам в мэрию Омска

Зелинский обвинил «Единую Россию» в порче партийного имущества

В Омске открылись дополнительные группы в детских садах

Омич погиб, срубив дерево, на котором сидел

Добрых временно возглавил департамент соцполитики

Омичи стали больше покупать продуктов питания

В Омске разгорелся крупный скандал вокруг замены лифтов

Омский Горсовет начал применять жесткие схемы работы

Вижевитову обвинили в увеличении численности крыс в Омске

Сегодня будет определена дата выборов нового мэра Омска

Омск вошел в топ-30 самых удобных городов страны

Владимира Рарова похоронили на Старо-Северном кладбище

В Омской области в дачном домике сгорела женщина

Полежаев подарил императорские часы резиденции Колчака

В Омске в ближайшие 10 дней температура воздуха поднимется до +17 _С

В учреждениях соцзащиты Омска открылись группы подготовки детей к школе

Мэр Омска Виктор Шрейдер призвал чиновников сажать

В Омске за билетами на матч «Авангард» - «Динамо» выстроилась очередь в 6 000 человек

 

Поиск
Вход на сайт